Účetní musí nejprve zjistit, zda je klientova firma už registrovaná u ČSSZ a finanční správy. Pokud ano, stačí jednorázové elektronické doplnění údajů (REG_ZEL_DOPL v XML). Pokud ne, musí projít rozšířenou registrací s přidělením variabilního symbolu — a to nejpozději do 30. dubna 2026.

Zaměstnavatel musí přihlásit každou svou mzdovou účtárnu včetně okruhu zaměstnanců. Pro účetní firmu obsluhující desítky klientů to znamená: u každého klienta zkontrolovat, kolik mzdových účtáren má, a všechny přihlásit. DATA Most by měl tento proces usnadnit — evidovat účtárny a generovat podklady pro registraci.

Po úspěšné doregistraci ČSSZ přidělí variabilní symbol pro komunikaci s MPSV. Tento symbol je klíčový — bez něj nelze podávat JMHZ. DATA Most by měl VS evidovat u každého klienta a používat ho při generování XML pro měsíční hlášení.

Všichni zaměstnanci, kteří už jsou evidovaní u ČSSZ, potřebují doplnit nová povinná pole přes REGZEC typ 3 (změna údajů). To se musí stát PŘED prvním odesláním JMHZ — ideálně hned v dubnu 2026. DATA Most může pro každého zaměstnance identifikovat chybějící pole a vyzvat klienta k doplnění (data enrichment).

Od dubna 2026 se noví zaměstnanci registrují pouze elektronicky přes REGZEC (typ akce 1 — nástup). Do konce června 2026 má zaměstnavatel 8 dní od nástupu. Od července 2026 se to zpřísňuje — registrace musí proběhnout DEN PŘED nástupem. DATA Most by měl upozorňovat na deadline a automaticky generovat REGZEC podání z dat ve formuláři.

Klíčová změna — zaměstnavatel musí zaměstnance zaregistrovat nejdříve 15 kalendářních dní a nejpozději 2 pracovní dny PŘED nástupem. To zásadně mění workflow — formulář nástup musí být vyplněn a schválen s dostatečným předstihem. DATA Most by měl tento deadline počítat automaticky z data nástupu a zobrazovat odpočet.

Pro cizince platí registrace PŘED nástupem už od 1. října 2025 — tedy dříve než pro české občany. Navíc REGZEC obsahuje rozšířená pole: typ dokladu, číslo pracovního povolení, datum vstupu do ČR. V DATA Most formuláři se tato pole aktivují automaticky při výběru cizí státní příslušnosti (kategorie B nebo C zaměstnance).

Po registraci ČSSZ přidělí dva nové identifikátory. OIČ je 10místné číslo přidělené na celý život — nahrazuje rodné číslo v systému JMHZ. ID PPV identifikuje konkrétní pracovní vztah (každé HPP, DPP, DPČ má vlastní). DATA Most musí tyto identifikátory evidovat a mapovat na zaměstnance/smlouvy. Po registraci přijde CSV soubor se všemi přidělenými ID.

Po hromadné doregistraci zaměstnanců obdrží zaměstnavatel CSV soubor se všemi přidělenými OIČ a ID PPV. DATA Most by měl umožnit import tohoto CSV — automaticky napárovat identifikátory na zaměstnance v systému. Účetní tak nemusí nic přepisovat ručně.

Postup zpracování JMHZ vychází z doporučení Stormware (Pohoda/Pamica): zpracování dat → vyplnění → kontrola → odeslání → řešení oprav. DATA Most pokrývá první část (sběr a validace dat), Pamica druhou (výpočet mezd a generování XML). Důležité: DATA Most nenahrazuje Pamicu — je to wrapper, který usnadňuje sběr vstupních dat.

Pokud účetní najde chybu v už odeslaném JMHZ, musí stornovat původní hlášení do 20. dne následujícího měsíce a podat nové (řádné nebo opravné). Chyba v souhrnné části zneplatní celou část, chyba v individualizované části jen údaje jednoho zaměstnance. Samooprava je možná až 10 let zpětně. DATA Most by měl evidovat historii podání a usnadnit generování opravných hlášení.

Než účetní exportuje data z DATA Most do Pamicy, systém provede automatickou kontrolu: jsou vyplněná všechna povinná pole? Má zaměstnanec OIČ? Sedí formát rodného čísla? Je vybraná pojišťovna? Jsou daňové slevy konzistentní? Tato validace předchází odmítnutí JMHZ ze strany ČSSZ a pokutám.

Individualizované údaje za každý pracovněprávní vztah obsahují 6 podsekcí (A–F). Většinu dat generuje Pamica z mezd. Ale sekce E (vzdělání, CZ-ISCO) a F (daňové slevy) se sbírají od zaměstnance při nástupu — přesně to, co DATA Most formulář zajišťuje. Proto je kritické, aby data z DATA Most správně mapovala na JMHZ strukturu.

Proaktivní funkce systému: DATA Most hlídá deadline 20. dne pro podání JMHZ, upozorňuje na chybějící OIČ/ID PPV, identifikuje zaměstnance bez doplněných nových polí. Při změně legislativy (např. zapojení ZP v 2027) systém sám identifikuje dotčené zaměstnance a vyzve klienty k doplnění dat.